QUI TRÌNH VÀ NGHIỆP VỤ BỘ PHẬN KẾ TOÁN
1. QUI TRÌNH KẾ TOÁN TIỀN MẶT, TIỀN GỬI NGÂN HÀNG:
- Không được tự động thanh toán các chi phí phát sinh nếu chưa được sự đồng ý từ lãnh đạo.
- Không được lập phiếu thu, chi cho những khoản chưa được duyệt.
- Thu phí DO: Cuối ngày bộ phận hàng nhập nộp hoá đơn thu tiền trong ngày, kế toán tiền mặt lập phiếu thu chuyển kế toán trưởng kiểm tra, kí chứng từ sau đó trình giám đốc kí duyệt. Thủ quĩ nhận tiền theo đúng phiếu thu.
- Thu khác: Nếu thu hộ các khoản cho chủ tàu thì phải kèm theo mail yêu cầu thu hộ tiền của chủ tàu, kẹp cùng phiếu thu và trình giám đốc kí duyệt.
- Thu tiền từ ngân hàng nhập quĩ: Sau khi thủ quỹ rút tiền từ ngân hàng về, kế toán viết phiếu thu nhập quĩ đúng với số tiền đã ghi trên séc.
+ Đối với các khoản chi phí của công ty thanh toán bằng tiền mặt:
*Trước tiên kế toán tiền mặt phải kiểm tra các chứng từ đề nghị chi có hợp lí không, còn thiếu sót thì yêu cầu bổ sung. Những chứng từ cần có khi thanh toán bằng tiền mặt:
- Giấy đề nghị thanh toán (hoặc bảng kê chi tiết nếu than toán cho nhiều khoản) trong đó ghi rõ nội dung thanh toán và có đầy đủ chữ kí của người đề nghị, trưởng bộ phận.
- Hoá đơn thanh toán và các chứng từ kèm theo.
*Sau khi kiểm tra xong chứng từ cần thanh toán, kế toán tiền mặt kí nháy vào kế toàn trưởng, sau đó chuyển kế toán trưởng kiểm tra, kí duyệt và trình giám đốc kí duyệt chi. Căn cứ vào phiếu chi đã được giám đốc kí duyệt, thủ quĩ sẽ chi theo đúng số tiền trên phiếu chi.
+ Đối với các khoản chi hộ:
* Chi hộ chủ tàu:
Trong trường hợp chi hộ chủ tàu, chứng từ thanh toán cần có:
- Mail yêu cầu thanh toán hộ của chủ tàu.
- Mail yêu cầu chi tiền của bộ phận trợ lí.
- Hoá đơn chứng từ kèm theo.
Các khoản chi cho thuyền trưởng hộ chủ tàu, chứng chi bao gồm:
- Giấy đề nghị chi tiền.
- Mail yêu cầu chi tiền hộ của chủ tàu
- Giấy đề nghị chi tiền và giấy biên nhận nhận tiền
* Đối với các khoản thu hộ chi nhánh: Khi muốn yêu cầu chi nhánh thanh toán hộ các khoản chi phí liên quan đến công ty, kế toán tiền mặt phải viết mail thông báo yêu cầu kế toán chi nhánh thanh toán hộ. Căn cứ vào đó, kế toán chi nhánh sẽ viết phiếu chi thanh toán hộ công ty.
- Lập báo cáo số dư tiền mặt hàng ngày gửi cho kế toán trưởng và giám đốc trước 9 giờ.
- Vào ngày cuối cùng của tuần, lập báo cáo thu chi tuần kèm theo chứng từ chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra ký xác nhận và gửi cho giám đốc.
- Tiến hành kiểm kê quỹ thực tế, làm biên bản kiểm kê quỹ vào ngày cuối cùng của tháng.
- Cuối tháng lập báo thu chi: Bao gồm báo cáo thu chi trong, thu chi ngoài, thu chi hộ chi nhánh, biên bản kiểm kê quỹ và gửi cho kế toán trưởng vào mồng 10 hàng tháng để kế toán trưởng kiểm tra, kí xác nhận và gửi báo cáo đã có chữ kí của trường phòng cho giám đốc vào ngày 15 đến 18 hàng tháng.
1. QUI TRÌNH KẾ TOÁN TIỀN MẶT, TIỀN GỬI NGÂN HÀNG:
- KẾ TOÁN TIỀN MẶT:
- Quyền hạn của kế toán tiền mặt:
- Không được tự động thanh toán các chi phí phát sinh nếu chưa được sự đồng ý từ lãnh đạo.
- Không được lập phiếu thu, chi cho những khoản chưa được duyệt.
- Qui trình của kế toán tiền mặt:
- Thu phí DO: Cuối ngày bộ phận hàng nhập nộp hoá đơn thu tiền trong ngày, kế toán tiền mặt lập phiếu thu chuyển kế toán trưởng kiểm tra, kí chứng từ sau đó trình giám đốc kí duyệt. Thủ quĩ nhận tiền theo đúng phiếu thu.
- Thu khác: Nếu thu hộ các khoản cho chủ tàu thì phải kèm theo mail yêu cầu thu hộ tiền của chủ tàu, kẹp cùng phiếu thu và trình giám đốc kí duyệt.
- Thu tiền từ ngân hàng nhập quĩ: Sau khi thủ quỹ rút tiền từ ngân hàng về, kế toán viết phiếu thu nhập quĩ đúng với số tiền đã ghi trên séc.
+ Đối với các khoản chi phí của công ty thanh toán bằng tiền mặt:
*Trước tiên kế toán tiền mặt phải kiểm tra các chứng từ đề nghị chi có hợp lí không, còn thiếu sót thì yêu cầu bổ sung. Những chứng từ cần có khi thanh toán bằng tiền mặt:
- Giấy đề nghị thanh toán (hoặc bảng kê chi tiết nếu than toán cho nhiều khoản) trong đó ghi rõ nội dung thanh toán và có đầy đủ chữ kí của người đề nghị, trưởng bộ phận.
- Hoá đơn thanh toán và các chứng từ kèm theo.
*Sau khi kiểm tra xong chứng từ cần thanh toán, kế toán tiền mặt kí nháy vào kế toàn trưởng, sau đó chuyển kế toán trưởng kiểm tra, kí duyệt và trình giám đốc kí duyệt chi. Căn cứ vào phiếu chi đã được giám đốc kí duyệt, thủ quĩ sẽ chi theo đúng số tiền trên phiếu chi.
+ Đối với các khoản chi hộ:
* Chi hộ chủ tàu:
Trong trường hợp chi hộ chủ tàu, chứng từ thanh toán cần có:
- Mail yêu cầu thanh toán hộ của chủ tàu.
- Mail yêu cầu chi tiền của bộ phận trợ lí.
- Hoá đơn chứng từ kèm theo.
Các khoản chi cho thuyền trưởng hộ chủ tàu, chứng chi bao gồm:
- Giấy đề nghị chi tiền.
- Mail yêu cầu chi tiền hộ của chủ tàu
- Giấy đề nghị chi tiền và giấy biên nhận nhận tiền
* Đối với các khoản thu hộ chi nhánh: Khi muốn yêu cầu chi nhánh thanh toán hộ các khoản chi phí liên quan đến công ty, kế toán tiền mặt phải viết mail thông báo yêu cầu kế toán chi nhánh thanh toán hộ. Căn cứ vào đó, kế toán chi nhánh sẽ viết phiếu chi thanh toán hộ công ty.
- Trách nhiệm:
- Lập báo cáo số dư tiền mặt hàng ngày gửi cho kế toán trưởng và giám đốc trước 9 giờ.
- Vào ngày cuối cùng của tuần, lập báo cáo thu chi tuần kèm theo chứng từ chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra ký xác nhận và gửi cho giám đốc.
- Tiến hành kiểm kê quỹ thực tế, làm biên bản kiểm kê quỹ vào ngày cuối cùng của tháng.
- Cuối tháng lập báo thu chi: Bao gồm báo cáo thu chi trong, thu chi ngoài, thu chi hộ chi nhánh, biên bản kiểm kê quỹ và gửi cho kế toán trưởng vào mồng 10 hàng tháng để kế toán trưởng kiểm tra, kí xác nhận và gửi báo cáo đã có chữ kí của trường phòng cho giám đốc vào ngày 15 đến 18 hàng tháng.