2. QUI TRÌNH KẾ TOÁN THEO DÕI CÔNG NỢ:
2.1. Công nợ phải trả khách hàng (3388,331)
- Nhận hoá đơn chứng từ gốc đã được kiểm tra từ kế toán ngoại trong thời gian 03 ngày để hạch toán vào phần mềm.
- Theo dõi công phải trả người bán, phải trả khác (chi phí tàu, dịch vụ phục vụ Công ty).
- Hàng tháng lên kế hoạch thanh toán công nợ cho các bên.
- Trước khi chuyển tiền thanh toán cho khách hàng, kế toán phải kiểm tra số tiền đã tạm ứng, thanh toán các đợt trước cho từng khách hàng, xác nhận số tiền được thanh toán đợt này.
- Cuối tháng yêu cầu các khách gửi biên bản đối chiếu công nợ để kiểm tra, xác nhận số dư công nợ.
- Lập báo cáo tổng hợp công nợ phải trả gửi cho kế toán trưởng trước ngày mồng 10 của tháng sau.
2.2. Kế toán công nợ phải thu (131,1388)
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của cấp trên.
- Được quyền yêu cầu đại lý thu nhập hoá đơn, chứng từ cần thiết để hạch toán cho chủ tàu nhanh chóng, kịp thời.
- Với tàu ở Hải Phòng: hoá đơn cảng vụ, kiểm dịch
- Với tàu ở Hồ Chí Minh: hoá đơn cảng vụ
- Với tàu các tỉnh: hoá đơn cảng vụ, hoa tiêu, kiểm dịch
- Ngoài ra còn có chứng từ hàng hoá: Sof, Nor
Hàng dỡ: ROROC, COR, final tally, daily report
Hàng xếp: Manifest, Mate's receipt, Stowage plan, Copy B/L
*Sau khi tập hợp đầy đủ chứng từ, kế toán ngoại làm trip account kèm theo hoá đơn và debit note, trên trip account ghi chi tiết chi phí của từng tàu. Sau đó gửi cho trưởng bộ phận kiểm tra, kí xác nhận và lãnh đạo kí duyệt để gửi cho chủ tàu làm căn cứ chuyển tiền.
Vào ngày mồng 10 của tháng sau, gửi bảng tổng hợp công nợ chủ tàu và trip account chi tiết của từng tàu để gửi cho bộ phận kế toán quyết toán tàu nội hạch toán.
Từ ngày 15 đến 18 hàng tháng, gửi báo cáo công nợ ngoại, tổng hợp chi phí tàu thực tế cho lãnh đạo công ty.
Chịu trách nhiệm làm trip account nhanh chóng, kịp thời để thu hồi công nợ.
2.3. Qui trình hạch toán kế toán quyết toán tàu nôi
- Được quyền yêu cầu gủi trip account tổng hợp và các chứng từ kèm theo trong thời gian 05 ngày sau khi tàu chạy.
- Đối với những hoá đơn cảng vụ: yêu cầu bổ sung hoá đơn cho bộ phận hạch toán công nợ sau 01 ngày hoá đơn phát hành.
- Đối với hàng xuất: Yêu cầu đại lí gửi hợp đồng thuê tàu cho bộ phận hạch toán công nợ để kê khai thuế cước.
* Được quyền yêu cầu bộ phận trợ lí phải gửi lịch tàu tuần mới vào thứ 7 hàng tuần cho kế toán công nợ.
* Đối với bộ phận quyết toán ngoại:
- Yêu cầu gửi lại cho bộ phận hạch toán công nợ hoá đơn sau 03 ngày nhận được hoá đơn và có chữ kí xác nhận đã kiểm tra.
- Mồng 10 hàng tháng phải gửi bảng tổng hợp công nợ ngoại, chi tiết từng trip account gửi chủ tàu cho kế toán công nợ phải thu.
* Đối với tàu khai thác tại các tỉnh: Yêu cầu bộ phận theo dõi các tỉnh gửi cho kế toán công nợ bản tổng hợp trip account sau 05 ngày tàu chạy và các hoá đơn đã kiểm tra sau 03 ngày kể từ khi nhận được chứng từ tàu từ các tỉnh.
- Điện chỉ dịnh đại lý.
- Thư uỷ quyền do thuyền trưởng kí.
- Bản khai tàu đến, bản khai tàu đi, cargo manifest
* Đối với tàu xuất: Có thêm uỷ quyền của thuyền trưởng kí bill, vận đơn, mate receipt.
* Sau khi đã kiểm tra đầy đủ những giấy tờ trên, kế toán quyết toán tàu nội tiến hành hạch toán từng tàu vào chủ tàu trên phần mềm vào tài khoản 131.
+ Theo dõi giấy báo có chuyển về của từng tàu sau đó tiến hành hạch toán vào từng chủ tàu.
+ Cuối tháng căn cứ vào list tàu của bộ phận khai thác gửi, tiến hành lập doanh thu phí đại lí.
+ Làm chứng từ rút tiền master cash (thời gian từ mồng 10 đến 15 hàng tháng).
+ Vào ngày 15 đến 18 hàng tháng, gửi cho giám đốc những báo cáo sau:
- Báo cáo số lượng tàu làm trip account
- Báo cáo doanh thu phát hành phí đại lý
- Bảng tổng hợp công nợ chủ tàu trên phần mềm
- Báo cáo master cash dự định rút trong tháng.
- Trước mồng 5 hàng tháng, yêu cầu bộ phận IT kết xuất bảng chấm công từ máy chấm công, đưa cho nhân viên kiểm tra, kí xác nhận.
- Các giấy đi đường, bản giải trình, nhận xét cá nhân trưởng các bộ phận phải gửi cho kế toán tiền lương trước ngày mồng 8 hàng tháng để làm lương. Nếu quá thời hạn trên, sẽ không được tính lương.
- Các bạn nhận xét cá nhân phải do trưởng bộ phận kí nhận xét, riêng trưởng phó phòng do lãnh đạo kí nhận xét.
- Các giấy tờ trên gửi kèm bảng lương trước ngày 10 tháng sau để gửi cho giám đốc kiểm tra, xét duyệt lương.
- Hàng tháng căn cứ vào bảng lương đã được phê duyệt, kế toán tiền lương tiến hành các công việc sau: Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo qui định hiện hành của pháp luật.
2.1. Công nợ phải trả khách hàng (3388,331)
- Nhận hoá đơn chứng từ gốc đã được kiểm tra từ kế toán ngoại trong thời gian 03 ngày để hạch toán vào phần mềm.
- Theo dõi công phải trả người bán, phải trả khác (chi phí tàu, dịch vụ phục vụ Công ty).
- Hàng tháng lên kế hoạch thanh toán công nợ cho các bên.
- Trước khi chuyển tiền thanh toán cho khách hàng, kế toán phải kiểm tra số tiền đã tạm ứng, thanh toán các đợt trước cho từng khách hàng, xác nhận số tiền được thanh toán đợt này.
- Cuối tháng yêu cầu các khách gửi biên bản đối chiếu công nợ để kiểm tra, xác nhận số dư công nợ.
- Lập báo cáo tổng hợp công nợ phải trả gửi cho kế toán trưởng trước ngày mồng 10 của tháng sau.
2.2. Kế toán công nợ phải thu (131,1388)
- Quyền hạn:
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của cấp trên.
- Được quyền yêu cầu đại lý thu nhập hoá đơn, chứng từ cần thiết để hạch toán cho chủ tàu nhanh chóng, kịp thời.
- Qui trình theo dõi kế toán công nợ ngoài:
- Với tàu ở Hải Phòng: hoá đơn cảng vụ, kiểm dịch
- Với tàu ở Hồ Chí Minh: hoá đơn cảng vụ
- Với tàu các tỉnh: hoá đơn cảng vụ, hoa tiêu, kiểm dịch
- Ngoài ra còn có chứng từ hàng hoá: Sof, Nor
Hàng dỡ: ROROC, COR, final tally, daily report
Hàng xếp: Manifest, Mate's receipt, Stowage plan, Copy B/L
*Sau khi tập hợp đầy đủ chứng từ, kế toán ngoại làm trip account kèm theo hoá đơn và debit note, trên trip account ghi chi tiết chi phí của từng tàu. Sau đó gửi cho trưởng bộ phận kiểm tra, kí xác nhận và lãnh đạo kí duyệt để gửi cho chủ tàu làm căn cứ chuyển tiền.
- Trách nhiệm của kế toán ngoại:
Vào ngày mồng 10 của tháng sau, gửi bảng tổng hợp công nợ chủ tàu và trip account chi tiết của từng tàu để gửi cho bộ phận kế toán quyết toán tàu nội hạch toán.
Từ ngày 15 đến 18 hàng tháng, gửi báo cáo công nợ ngoại, tổng hợp chi phí tàu thực tế cho lãnh đạo công ty.
Chịu trách nhiệm làm trip account nhanh chóng, kịp thời để thu hồi công nợ.
2.3. Qui trình hạch toán kế toán quyết toán tàu nôi
- Quyền hạn:
- Được quyền yêu cầu gủi trip account tổng hợp và các chứng từ kèm theo trong thời gian 05 ngày sau khi tàu chạy.
- Đối với những hoá đơn cảng vụ: yêu cầu bổ sung hoá đơn cho bộ phận hạch toán công nợ sau 01 ngày hoá đơn phát hành.
- Đối với hàng xuất: Yêu cầu đại lí gửi hợp đồng thuê tàu cho bộ phận hạch toán công nợ để kê khai thuế cước.
* Được quyền yêu cầu bộ phận trợ lí phải gửi lịch tàu tuần mới vào thứ 7 hàng tuần cho kế toán công nợ.
* Đối với bộ phận quyết toán ngoại:
- Yêu cầu gửi lại cho bộ phận hạch toán công nợ hoá đơn sau 03 ngày nhận được hoá đơn và có chữ kí xác nhận đã kiểm tra.
- Mồng 10 hàng tháng phải gửi bảng tổng hợp công nợ ngoại, chi tiết từng trip account gửi chủ tàu cho kế toán công nợ phải thu.
* Đối với tàu khai thác tại các tỉnh: Yêu cầu bộ phận theo dõi các tỉnh gửi cho kế toán công nợ bản tổng hợp trip account sau 05 ngày tàu chạy và các hoá đơn đã kiểm tra sau 03 ngày kể từ khi nhận được chứng từ tàu từ các tỉnh.
- Qui trình hạch toán:
- Điện chỉ dịnh đại lý.
- Thư uỷ quyền do thuyền trưởng kí.
- Bản khai tàu đến, bản khai tàu đi, cargo manifest
* Đối với tàu xuất: Có thêm uỷ quyền của thuyền trưởng kí bill, vận đơn, mate receipt.
* Sau khi đã kiểm tra đầy đủ những giấy tờ trên, kế toán quyết toán tàu nội tiến hành hạch toán từng tàu vào chủ tàu trên phần mềm vào tài khoản 131.
+ Theo dõi giấy báo có chuyển về của từng tàu sau đó tiến hành hạch toán vào từng chủ tàu.
+ Cuối tháng căn cứ vào list tàu của bộ phận khai thác gửi, tiến hành lập doanh thu phí đại lí.
+ Làm chứng từ rút tiền master cash (thời gian từ mồng 10 đến 15 hàng tháng).
- Trách nhiệm của kế toán hạch toán tàu nội:
+ Vào ngày 15 đến 18 hàng tháng, gửi cho giám đốc những báo cáo sau:
- Báo cáo số lượng tàu làm trip account
- Báo cáo doanh thu phát hành phí đại lý
- Bảng tổng hợp công nợ chủ tàu trên phần mềm
- Báo cáo master cash dự định rút trong tháng.
- Qui trình hạch toán lương và các khoản trích treo lương:
- Trước mồng 5 hàng tháng, yêu cầu bộ phận IT kết xuất bảng chấm công từ máy chấm công, đưa cho nhân viên kiểm tra, kí xác nhận.
- Các giấy đi đường, bản giải trình, nhận xét cá nhân trưởng các bộ phận phải gửi cho kế toán tiền lương trước ngày mồng 8 hàng tháng để làm lương. Nếu quá thời hạn trên, sẽ không được tính lương.
- Các bạn nhận xét cá nhân phải do trưởng bộ phận kí nhận xét, riêng trưởng phó phòng do lãnh đạo kí nhận xét.
- Các giấy tờ trên gửi kèm bảng lương trước ngày 10 tháng sau để gửi cho giám đốc kiểm tra, xét duyệt lương.
- Hàng tháng căn cứ vào bảng lương đã được phê duyệt, kế toán tiền lương tiến hành các công việc sau: Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo qui định hiện hành của pháp luật.